Ces derniers temps, en raison également de la grande numérisation des archives papier, les entrepreneurs sont confrontés au gros problème de la destruction d’archives, contenant souvent des données confidentielles.
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Qu’entend-on par la destruction d’archives et de documents papier ?
Par archives papier, nous entendons toute cette quantité de papier que les entreprises ont mis de côté au fil des ans au cours de leur activité. Les archives sont généralement constituées de documents particuliers, allant des comptes de paiement aux données de base des clients, des contrats de fourniture de biens ou de services aux informations confidentielles. Une fois que les archives ne sont plus utilisées parce qu’elles font l’objet d’un processus de numérisation, elles sont généralement stockées dans les locaux de l’entreprise ; cette méthode de conservation prend non seulement de l’espace mais pose également des problèmes liés à la sécurité des données sensibles.
En effet, les archives doivent être conservées dans le respect des lois régissant la gestion des données sensibles et leur destruction partielle, ou pire encore un éventuel vol, peut entraîner de lourdes sanctions non seulement administratives mais aussi pénales.
Comment les archives contenant des documents confidentiels sont-elles détruites ?
En ce qui concerne l’élimination des archives, notamment celles de grande taille, leur destruction doit être soigneusement planifiée. Il y a plusieurs raisons pour lesquelles les archives ne peuvent pas être éliminées seules. La priorité essentielle est, d’une part, de préserver les données sensibles qu’ils contiennent et, d’autre part, de se conformer à la réglementation environnementale stricte, cette dernière interdisant la destruction par élimination dans les circuits normaux de déchets urbains.
Pour ces raisons, les industries font généralement appel à des entreprises spécialisées pour l’élimination de leurs archives confidentielles, des entreprises qui s’occupent principalement de la gestion et de la destruction de tout ce qui peut être assimilé à la notion de déchets. Dans ce contexte, il faut souligner que les entreprises choisies pour l’élimination procéderont à la destruction totale des archives en les concentrant dans des décharges autorisées.
Ici, la grande masse de papier sera d’abord « traitée » pour la séparer de tout autre matériau présent, puis déchiquetée à l’aide de machines spéciales qui assureront la destruction des données sensibles, et ensuite envoyée au cycle de récupération afin de ne pas disperser la cellulose, et qu’elle puisse retourner dans le cycle de production. Toutes les étapes seront traçables afin que le client puisse non seulement être sûr que les données sensibles de ses clients sont complètement détruites, mais aussi avoir un soutien à l’avenir en cas de contrôle par les autorités compétentes.
Qui s’occupe de la destruction des documents et des archives ?
Il existe des entreprises spécialisées dans la destruction d’archives. Ces entreprises doivent garantir la totale confidentialité des documents qu’ils vont transporter puis détruire. Elles doivent également s’assurer du bon recyclage des déchets qu’elles vont produire dans le cadre de la destruction d’archives.